Jak a kdy hlásit změny
Povinnost podnikatele hlásit změny před vydáním osvědčení
Podnikatel je podle § 103 odst. 2 zákona povinen v průběhu bezpečnostního řízení neprodleně písemně oznamovat Národnímu bezpečnostnímu úřadu (dále jen „Úřad“) změny údajů uvedených v žádosti podle § 96 zákona.
V případě nejasností k této problematice lze kontaktovat Odbor průmyslové bezpečnosti, tel. č. 257283258, případně pomocí e-mailu na prumyslova.bezpecnost@nbu.cz.
Povinnost podnikatele hlásit změny po vydání osvědčení
- Podnikatel musí neprodleně písemně oznamovat Úřadu změny údajů uvedených podle § 97 písm. a) a b) zákona v dotazníku podnikatele (§ 68 písm. c) zákona).
Poznámka: Jedná se o údaje, které se zapisují do obchodního, živnostenského nebo obdobného rejstříku či evidence a dále jméno a příjmení, firma a identifikační číslo společníků, pokud nejsou údajem zapsaným do obchodního rejstříku. - Podle § 68 písm. d) zákona je povinen podnikatel oznamovat Úřadu vždy k 1.listopadu kalendářního roku všechny změny údajů uvedených v žádosti podle {§ 96 odst. 2 písm. a) a b) zákona a tyto změny doložit způsobem uvedeným v § 96 odst. 2 písm. c) zákona.
Poznámka: Jedná se o údaje uvedené v dotazníku podnikatele a údaje v bezpečnostní dokumentaci podnikatele. - Právnické osoby a podnikající fyzické osoby, které mají přístup k utajované informaci mají povinnost neprodleně písemně oznámit Úřadu skutečnost, která může mít vliv na vydání nebo na platnost osvědčení fyzické osoby nebo osvědčení podnikatele (§ 69 písm. c) zákona).
- Právnická osoba a podnikající fyzická osoba, které mají přístup k utajované informaci, jsou povinni zřídit a obsadit funkci bezpečnostního ředitele (§ 71 zákona). Do 15 dnů ode dne obsazení funkce bezpečnostního ředitele jsou výše uvedené osoby povinny oznámit písemně Úřadu jméno, příjmení a rodné číslo osoby vykonávající tuto funkci. Funkci bezpečnostního ředitele nelze vykonávat u více orgánů státu nebo podnikatelů souběžně.
Upozornění pro podnikatele: Změnová hlášení lze zaslat písemně nebo podat osobně na podatelnu Úřadu. Hlášení změn lze učinit rovněž prostřednictvím informačního systému datových schránek (dále jen „ISDS“) - ID Úřadu - h93aayw s tím, že v datové zprávě doporučujeme do pole „Věc“ uvést „Bezpečnostní řízení – hlášení změn“. Postup při hlášení změn podle § 68 písm. d) zákona prostřednictvím ISDS je obdobný jako u podání žádosti o vydání osvědčení podnikatele - zde
Ad 2)
Postup při hlášení změn údajů k 1. listopadu kalendářního roku podle § 68 písm. d) zákona
Podnikatelům, kteří jsou držiteli osvědčení podnikatele, je ustanovením § 68 písm. d) zákona stanovena povinnost oznamovat Úřadu vždy k 1. listopadu kalendářního roku všechny změny údajů uvedených v žádosti podnikatele podle § 96 odst. 2 písm. a) a b) zákona a tyto změny doložit způsobem uvedeným v § 96 odst. 2 písm. c) zákona.
Povinnost oznamovat změny údajů uvedených v žádosti se vztahuje i na podnikatele, kterým bylo vydáno potvrzení za účinnosti zákona č. 148/1998 Sb., o ochraně utajovaných skutečností a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, neboť toto potvrzení se podle ustanovení § 157 odst. 11 zákona č. 412/2005 Sb. považuje po dobu jeho platnosti za osvědčení podnikatele podle tohoto zákona.
V praxi tato povinnost znamená, že podnikatel je povinen po celou dobu platnosti vydaného osvědčení podnikatele vždy k 1. listopadu kalendářního roku oznámit Úřadu změny, ke kterým došlo v dotazníku podnikatele nebo v bezpečnostní dokumentaci podnikatele a tyto změny doložit originály písemností nebo ověřenými kopiemi písemností nutných k ověření splnění podmínek pro vydání osvědčení podnikatele. Seznam písemností a jejich náležitosti jsou stanoveny ve vyhlášce č. 526/2005 Sb., o stanovení vzorů používaných v oblasti průmyslové bezpečnosti a o seznamech písemností a jejich náležitostech nutných k ověření splnění podmínek pro vydání osvědčení podnikatele a o způsobu podání žádosti podnikatele (vyhláška o průmyslové bezpečnosti), ve znění vyhlášky č. 11/2008 Sb., (dále jen „vyhláška o průmyslové bezpečnosti“)
V rámci plnění oznamovací povinnosti vůči Úřadu stanovené podnikateli v ustanovení § 68 písm. d) zákona podnikatelé k 1. listopadu předloží:
- dotazník podnikatele v listinné i elektronické podobě s vyplněnými údaji, u kterých došlo ke změně, pokud nebyly Úřadu oznámeny podle § 68 písm. c) zákona, změny musí být doloženy originály písemností nebo jejich ověřenými kopiemi, jaké písemnosti se přikládají, je stanoveno vyhláškou o průmyslové bezpečnosti;
- účetní závěrku a daňové přiznání za předešlý účetní rok (jako ověřené kopie těchto dokladů lze zasílat kopie, které budou na každém listu podepsány odpovědnou osobou nebo způsobem, při kterém budou jednotlivé listy těchto písemnosti pevně spojeny, tento spoj přelepen a přelep spoje podepsán odpovědnou osobou);
- ovládací smlouvu nebo písemnou zprávu o vztazích mezi ovládanou a ovládající osobou, pokud je podnikatel ovládající nebo ovládanou osobou (lze zasílat kopie, které budou na každém listu podepsány odpovědnou osobou nebo způsobem, při kterém budou jednotlivé listy těchto písemnosti pevně spojeny, tento spoj přelepen a přelep spoje podepsán odpovědnou osobou);
- zprávu auditora, je-li podnikatel podle zvláštního právního předpisu (zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů) povinen mít účetní závěrku ověřenu auditorem. Při doložení zprávy auditora může Úřad akceptovat jen originál nebo ověřenou kopii zprávy auditora. Podnikatel předkládá pouze tu část zprávy auditora, obsahující výrok auditora;
- bezpečnostní dokumentaci podnikatele, pokud došlo ke změně údajů v ní obsažených či její úpravě a tyto změny nebo úpravy nebyly Úřadu hlášeny.
Obecně lze konstatovat, že u podnikatele dochází nejčastěji ke změně údajů obsažených v ustanovení § 98 písm. a) zákona, tj. výčet utajovaných informací u podnikatele uložených (vlastních nebo podnikateli poskytnutých). V tomto případě podnikatel uvádí faktický stav ke dni pravidelného hlášení změn. Výčet utajovaných informací uvádí členěním podle jednotlivých stupňů utajení utajovaných informací, přičemž uvádí počet utajovaných informací, jednotlivé poskytovatele spolu se specifikací zakázky (co bylo předmětem smlouvy, zakázky) a stupeň utajení těchto informací. Výčet utajovaných informací podle § 98 písm. a) zákona pak má souvztažnost na údaje uváděné v dotazníku podnikatele, ustanovení § 97 písm. i) zákona.
Je-li podnikatel držitelem více osvědčení podnikatele různého stupně nebo formy přístupu, předkládá oznámení o změně údajů v žádosti pouze v jednom vyhotovení.
V případě změn údajů uvedených v bezpečnostní dokumentaci podnikatele předkládá podnikatel pouze aktuální bezpečnostní dokumentaci podnikatele (dokumentaci nebo tu část, ve které nastala změna) vždy k té žádosti, vůči které změna nastala.
Příklad:
Podnikatel je držitelem osvědčení pro přístup k utajované informaci stupně utajení Vyhrazené a Důvěrné. U podnikatele došlo ke změnám, které zakládají oznamovací povinnost podle § 68 písm. d) zákona změny údajů uvedených v žádosti se promítají do dotazníku podnikatele a bezpečnostní dokumentace podnikatele.
- Ke změnám údajů v dotazníku podnikatele podnikatel vyplní dotazník podnikatele. V dotazníku podnikatele zaškrtne typ formuláře Hlášení změn a v jednotlivých sekcích dotazníku vyplní údaje, které postihují změny, jež u něho nastaly. K doložení těchto změn si opatří originály příslušných písemností nebo jejich ověřené kopie. Úřadu pak zašle v jednom vyhotovení dotazník podnikatele v elektronické i listinné podobě spolu s originály písemností nebo ověřenými kopiemi písemností.
- Změny v bezpečnostní dokumentaci podnikatele jsou odvislé od stupně utajení utajované informace, ke které má podnikatel přístup. Pokud tedy došlo ke změně v bezpečnostní dokumentaci podnikatele vztahující se ke stupni utajení Vyhrazené, předkládá pouze aktualizovanou bezpečnostní dokumentaci podnikatele, která se vztahuje ke stupni utajení Vyhrazené. Pokud by však nastala změna v bezpečnostní dokumentaci podnikatele ve vztahu ke stupni utajení Vyhrazené i Důvěrné, předkládá podnikatel aktualizované bezpečnostní dokumentace ke každému stupni utajení, tj. ke stupni utajení Vyhrazené i ke stupni utajení Důvěrné.
Poznámka:
U podnikatele dochází pravidelně ke změně údajů, a to ve vztahu k účetnictví podnikatele (daňové přiznání, účetní závěrka, případně zpráva auditora).
