Vyznačování zrušení stupně utajení na písemnostech v archivech

Součástí archivu, a tedy archiválií ve smyslu zák. č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, nemůže být utajovaná informace (dříve „písemnost“) ve smyslu ust. § 21 a násl. zák. č. 412/2005 Sb., o utajovaných informacích a o bezpečnostní způsobilosti (dále jen ZOUI“). Přesto se v archivech nacházejí listiny, které mají zachovány formální znaky utajované písemnosti podle dříve platných právních předpisů, ačkoliv stupeň utajení byl zrušen dle § 157 odst. 3 ZOUI.

Národní bezpečnostní úřad zastává stanovisko, že na každou listinu, která byla utajovanou písemností podle dříve platných právních předpisů, je nutné před jejím předložením badateli vyznačit zrušení stupně utajení. Nejedná se o nedovolený zásah do archiválie, ale o pokračování životního cyklu listiny, neboť teprve vyznačením zrušení stupně utajení pozbývá listina formálních znaků utajované informace a je plně ve smyslu zák. č. 499/2004 Sb. archiválií.

Tento postup, který je běžný i v jiných zemích (Německo, USA apod.), jednoznačně odliší archiválie od listin, u nichž stupeň utajení stále trvá a které jsou deponovány v bezpečnostních archivech.

Toto stanovisko k vyznačování zrušení stupně utajení na jednotlivých písemnostech zaujal Národní bezpečnostní úřad již v roce 2000 v souvislosti se zrušením stupně utajení u písemností bývalého ÚV KSČ dle zák. č. 148/1998 Sb.