Každá první žádost o vydání osvědčení fyzické osoby podaná podle zákona č. 412/2005 Sb. o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon“) musí obsahovat veškeré náležitosti stanovené právními předpisy.
V případě druhé a další žádosti o vydání osvědčení fyzické osoby se, s výjimkou základních položek, vyplňují pouze změny, které v položkách uvedených v dotazníku fyzické osoby nastaly po podání žádosti nebo od posledně hlášené změny příslušné položky dotazníku. Změny údajů, u nichž tak stanoví právní předpisy - vyhláška č. 527/2005 Sb., o personální bezpečnosti, musí být doloženy originály nebo úředně ověřenými kopiemi písemností.
V případě hlášení změn údajů uvedených v žádosti po dobu platnosti veřejné listiny zákon výslovně nestanoví povinnost změny dokládat originály nebo úředně ověřenými kopiemi písemností, nicméně doložení změn v souladu s prováděcím předpisem není závadou, neboť Národní bezpečnostní úřad (dále jen „Úřad“) v některých případech po prostudování nahlášené změny žádá doložení změny příslušným způsobem, tj. originály nebo úředně ověřenými kopiemi písemností, a to v souladu s ustanovením § 110 zákona.
Protože při druhé a další žádosti musí být některé změny doloženy způsobem, který stanoví prováděcí předpis, může tak nastat situace, že změna sice byla v době platnosti veřejné listiny hlášena, ale nebyla doložena příslušným způsobem (dobrovolně nebo na žádost Úřadu), a žadatel bude muset tuto změnu znovu uvést v dotazníku a doložit stanoveným způsobem právě v rámci případné další žádosti.
Oznámí-li v průběhu platnosti veřejné listiny její držitel Úřadu změny údajů, které nemusí být ve smyslu právních předpisů nijak dále dokládány, v další žádosti o vydání osvědčení fyzické osoby již tyto změny neuvádí. Obdobný postup je aplikován i v případě, že v době platnosti osvědčení fyzické osoby byly nahlášeny změny, které byly zároveň doloženy originály nebo úředně ověřenými kopiemi písemností.

Veškerá hlášení změn by měla být provedena v souladu se strukturou dotazníku fyzické osoby.

Konkrétní informace ke změnám, na které se vztahuje oznamovací povinnost, je k dispozici na www.nbu.cz v aktualitách pod názvem „Hlášení změn“ a v oddíle Personální bezpečnost/Hlášení změn – zde.

Pro příklad uvádím:

  1. Žadatel po vydání osvědčení fyzické osoby nahlásí změnu v bodu 12.11 finanční závazky – např. úvěr u KB a.s. ve výši 350000 Kč, kterou nedoloží originálem nebo úředně ověřenou kopií úvěrové smlouvy nebo doloží pouze neověřenou kopií a ani není vyzván Úřadem k jejímu doložení.
    Pokud si držitel veřejné listiny v tomto případě podá další žádost dle zákona, je při podání této žádosti povinen výše uvedenou změnu opětovně uvést do dotazníku fyzické osoby a zároveň ji doložit originálem nebo úředně ověřenou kopií úvěrové smlouvy.
  2. Žadatel po vydání osvědčení fyzické osoby nahlásí změnu v bodu 12.11 finanční závazky – např. úvěr u KB a.s. ve výši 350000 Kč, kterou rovnou doloží originálem nebo úředně ověřenou kopií úvěrové smlouvy nebo tak učiní na základě výzvy Úřadu.
    V tomto případě při podání další žádosti dle zákona již nemusí výše uvedenou změnu opětovně uvádět do dotazníku fyzické osoby a zároveň ji již nedokládá originálem nebo úředně ověřenou kopií úvěrové smlouvy.