Režim návštěv je upraven v mezinárodních smlouvách o výměně a vzájemné ochraně utajovaných informací a bezpečnostními předpisy NATO. Obecně platí, že tyto návštěvy jsou předmětem předchozího schválení národními bezpečnostními úřady.

V případě návštěv na území České republiky je stanoven následující postup:

  • Příslušný bezpečnostní pracovník organizace, jejíž pracovníci hodlají navštívit zařízení v České republice, vyplní formulář žádosti o povolení návštěvy a zašle ho příslušnému bezpečnostnímu úřadu svého státu. Tento na žádosti potvrdí, že uvedené osoby jsou držiteli bezpečnostního oprávnění pro příslušný stupeň utajení (Důvěrné, Tajné, Přísně tajné).
  • Příslušný bezpečnostní úřad cizí moci následně potvrzenou žádost zašle Národnímu bezpečnostnímu úřadu. Úřad návštěvu povolí, nebo zamítne a o výsledku svého rozhodnutí vyrozumí zařízení, které má být navštíveno.

V případě návštěv českých občanů v zahraničí se postupuje takto:

  • Příslušný bezpečnostní pracovník organizace, jejíž pracovníci hodlají uskutečnit návštěvu zařízení v zahraničí vyplní formulář žádosti o povolení návštěvy (body 2 – 13), elektronicky ho podepíše kliknutím na kolonku STAMP v bodě 13 a zašle ho v elektronické podobě (popř. sken ručně vyplněného formuláře) Národnímu bezpečnostnímu úřadu na adresu oms@nbu.cz. Tento na žádosti potvrdí, že uvedené osoby jsou držiteli bezpečnostního oprávnění pro příslušný stupeň utajení (Důvěrné, Tajné, Přísně tajné, NATO CONFIDENTIAL, NATO SECRET, TOP SECRET). Pro návštěvy ve Spolkové republice Německo je nutné použít formulář, platný pouze pro SRN.
  • Národní bezpečnostní úřad potvrzenou žádost následně zašle příslušnému bezpečnostní úřad cizí moci.

Žádost o povolení návštěvy vyžaduje určitý čas ke zpracování. Lhůty pro podání žádosti jsou pro většinu zemí stanovené mezinárodními smlouvami. Není-li žádost podána včas, vyhrazuje si každý NBÚ právo zpracování žádosti zamítnout. Věnujte proto velkou pozornost lhůtám pro podání žádosti, které jsou pro jednotlivé země následující:

Země

Minimální lhůta pro podání žádosti
(do zahájení návštěvy)

Albánie 20 dnů
Ázerbájdžán 30 dnů
Bosna a Hercegovina 20 dnů
Bulharsko 20 dnů
Černá Hora 20 dnů
Estonsko 10 dnů
Finsko 20 dnů
Francie 3 týdny
Gruzie 30 dnů
Chorvatsko 2 týdny
Kypr 20 dnů
Litva 10 dnů
Lotyšsko 30 dnů
Lucembursko 20 dnů
Maďarsko 20 dnů
Makedonie 20 dnů
Německo 3 týdny
Norsko 20 dnů
Portugalsko 20 dnů
Rakousko 2 týdny
Rumunsko 30 dnů
Rusko 4 týdny
Řecko 20 dnů
Slovensko 10 pracovních dnů
Slovinsko 20 dnů
Španělsko 20 dnů
Švédsko 20 dnů
Švýcarsko 20 dnů
Ukrajina 3 týdny
USA 4 týdny
Velká Británie 4 týdny

Itálie a Polsko neuvádějí lhůty ve dvoustranné smlouvě, pro vyřízení žádosti však počítejte také nejméně se třemi týdny.

V případě návštěvy či zaměstnání českých občanů v orgánech EU je v některých případech požadováno od orgánů EU, aby žadatel zaslal na NBÚ žádost, na jejímž základě vydá NBÚ potvrzení o jeho způsobilosti seznamovat se s utajovanými informacemi EU (formulář PSC_EUCI).