Povinnosti odpovědné osoby jsou komplexně řešeny v ustanovení § 67 zákona. V oblasti personální bezpečnosti, jsou jimi zejména:

  • povinnost zajistit poučení fyzické osoby (§ 2 písm. i) zákona),
  • povinnost zajistit jednou ročně provedení proškolení fyzických osob, které mají přístup k utajované informaci z právních předpisů v oblasti ochrany utajovaných informací, a vést o těchto proškoleních přehledy,
  • povinnost zajistit ověřování splnění podmínek pro přístup fyzické osoby k utajované informaci stupně utajení Vyhrazené,
  • povinnost zajistit neprodlené písemné oznámení Národnímu bezpečnostnímu úřadu (dále jen „Úřad“) o tom, že před vydáním osvědčení fyzické osoby nebo rozhodnutí o jeho nevydání pominuly skutečnosti, kterými byla žádost o vydání osvědčení fyzické osoby odůvodněna,
  • povinnost zajistit neprodlené písemné oznámení Úřadu o skončení služebního poměru nebo pracovněprávního, členského či obdobného vztahu, ve kterém byl fyzické osobě umožněn přístup k utajované informaci stupně utajení Přísně tajné, Tajné nebo Důvěrné.

Další povinnosti v oblasti personální bezpečnosti, jejichž plnění může být svěřeno odpovědné osobě, lze nalézt v § 69 zákona odst. 1, zejména v písm. b), c), j) a k).

Ustanovením § 71 odst. 1 a 2 zákona je založena povinnost zřídit a obsadit funkci bezpečnostního ředitele, který je přímo podřízen odpovědné osobě. Funkci bezpečnostního ředitele může vykonávat i sama odpovědná osoba.

Pro oblast personální bezpečnosti je nutné věnovat pozornost zejména následujícímu:

U stupně utajení Vyhrazené

Je-li odpovědná osoba tím, kdo vydal oznámení o splnění podmínek pro přístup k utajovaným informacím stupně utajení Vyhrazené (dále jen „oznámení“), je povinna každých 5 let ode dne jeho vydání ověřovat splnění podmínek stanovených v § 6 odst. 2 písm. a) a c) zákona – svéprávnost a bezúhonnost. Ověřovat splnění těchto podmínek je oprávněna i před uplynutím této lhůty, existují-li důvodné pochybnosti o tom, že držitel oznámení přestal některou z nich splňovat.

Při zániku platnosti oznámení (§ 9 odst. 3 písm. a), g) zákona) je ten, kdo oznámení vydal, povinen zajistit, aby fyzická osoba neměla přístup k utajované informaci, a o zániku platnosti oznámení je povinen fyzickou osobu písemně vyrozumět. V písemném vyrozumění uvede důvod zániku platnosti oznámení.

Při zániku platnosti oznámení (§ 9 odst. 3 písm. b) až d), f), h) nebo i) zákona) je ten, kdo oznámení vydal, povinen o tomto zániku učinit písemný záznam, který uloží v souladu s ustanovením § 68 odst. 1. zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

V případech odcizení, ztráty, poškození nebo změny údajů v oznámení obsažených vydá na základě žádosti, která musí být podána do 15 dnů ode dne zániku platnosti oznámení, ten, kdo původní oznámení vydal, nové oznámení, a to do 5 dnů.

Před prvním přístupem k utajované informaci je odpovědná osoba povinna zajistit poučení fyzické osoby a předat jí jeden výtisk poučení a druhý uložit v souladu s ustanovením § 68 odst. 1. zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 412/2005 Sb. neřeší otázku uchovávání spisů (kromě poučení tam povinnost uložit existuje § 9 odst. 1), které podnikatel vede k oznámení o splnění podmínek pro přístup k utajované informaci stupně utajení Vyhrazené. Tuto oblast neupravuje pro podnikatele ani zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

Přestože oba výše uvedené zákony tuto oblast detailně neupravují, lze z praktického hlediska podnikateli doporučit, aby pro výše uvedené dokumenty stanovil, po jakou dobu je bude uchovávat, a po uplynutí této doby bude moci přistoupit k jejich zničení.

Lze si představit, že např. v rámci státního dozoru prováděného Úřadem, bude zjišťováno, zda některý ze zaměstnanců podnikatele měl přístup k utajované informaci stupně utajení Vyhrazené či nikoliv a byl-li držitelem oznámení (otázka oprávněnosti přístupu konkrétní osoby by mohla být řešena i např. správním trestání nebo v řízení trestním, kde uvedené podklady budou mít povahu listinného důkazu).

V každém případě by oznámení a poučení pro přístup k utajované informaci stupně utajení Vyhrazené mělo být uchováváno po dobu jejich platnosti, tj. nedošlo-li k zániku platnosti oznámení podle § 9 odst. 3 zákona, a následně podle doporučení se skartační lhůtou 5 let.

U stupně utajení Důvěrné, Tajné, Přísně tajné

Odpovědná osoba je povinna zajistit poučení fyzické osoby před prvním přístupem k utajované informaci a předat jí jeden výtisk, druhý zaslat Úřadu a třetí uložit v souladu s ustanovením § 68 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

Po zániku platnosti osvědčení fyzické osoby je odpovědná osoba povinna zajistit, aby fyzická osoba neměla přístup k utajované informaci.

V případě, že je fyzická osoba držitelem platného osvědčení fyzické osoby, bez ohledu na to, kdo potvrdil její žádost o vydání osvědčení fyzické osoby, je odpovědná osoba povinna zajistit vždy před prvním přístupem k utajované informaci její poučení.

Pro příklad uvádíme:
Fyzická osoba podala žádost o vydání osvědčení fyzické osoby, kterou jí potvrdila odpovědná osoba Ministerstva obrany ČR. Po vydání osvědčení fyzické osoby došlo k poučení fyzické osoby. Následně fyzická osoba ukončila služební poměr u Ministerstva obrany ČR, ve kterém měla přístup k utajovaným informacím, tzn. má se za to, že fyzická osoba poučena není. Poté fyzická osoba nastoupí do pracovního poměru společnosti ČEZ a.s., ve kterém bude mít přístup k utajovaným informacím. Odpovědná osoba společnosti ČEZ a.s., je v tomto případě povinna, před prvním přístupem k utajované informaci, zajistit nové poučení fyzické osoby.