Podkladové materiály k žádosti podnikatele

Náležitosti základní žádosti o vydání osvědčení podnikatele podle zákona

1.formulář žádost podnikatele (zde) obsahuje

  • identifikační údaje podnikatele,
  • stupeň utajení a formu přístupu k utajované informaci, pro který žádá o vydání osvědčení,
  • zdůvodnění nutnosti přístupu k utajované informaci podnikatelem (včetně uvedení veřejné zakázky, koncesní smlouvy, smlouvy nebo jiné skutečnosti, zadavatele nebo veřejného zadavatele, okolností odůvodňujících požadovanou formu přístupu)
    • předmět podnikání, v  jehož rámci podnikatel požaduje přístup k utajované informaci,
    • veřejná zakázka, v rámci které je požadován přístup k utajované informaci, její zadavatel a předpokládaná doba trvání zadávacího řízení,
    • koncesní smlouva, v rámci které je požadován přístup k utajované informaci, její veřejný zadavatel a předpokládaná doba trvání koncesního řízení,
    • veřejná zakázka nebo koncesní smlouva před zahájením zadávacího nebo koncesního řízení, o kterou se podnikatel hodlá ucházet a v rámci které se předpokládá přístup k utajované informaci, její zadavatel nebo veřejný zadavatel a předpokládaný termín zahájení zadávacího nebo koncesního řízení,
    • smlouva, případně jiné právní skutečnosti, na základě které je požadován přístup k utajované informaci, předmět této smlouvy a poskytovatel utajované informace,
    • skutečnost, na základě které bude u podnikatele vznikat utajovaná informace,
    • okolnosti, které odůvodňují požadovanou formu přístupu podle § 20 zákona,
  • prohlášení, že údaje uvedené v žádosti a jejích přílohách jsou pravdivé a úplné,
  • datum vyplnění,
  • podpis odpovědné osoby podnikatele,

2.prohlášení podnikatele o zproštění povinnosti mlčenlivosti věcně a místně příslušného správce daně a jiné osoby zúčastněné na správě daní podle § 52 odst. 2 daňového řádu, a to v plném rozsahu údajů za účelem provedení bezpečnostního řízení (zde),

3.vyplněný dotazník podnikatele v listinné i elektronické podobě (soubor výhradně ve formátu .zfo nebo .xml) (zde),

Pro příklad uvádíme:

Při vyplňování údajů v písmenu h) dotazníku podnikatele (§ 97 písm. h zákona) – zahraniční obchodní partneři, s výjimkou obchodních partnerů z členských států Evropské unie, s celkovým finančním objemem uskutečněných obchodů nad 2 000 000 Kč v posledních pěti letech, podnikatel v žádosti podle § 96 odst. 1 zákona zjišťuje, zda v posledních 5 letech uzavřel obchody se zahraničním partnerem, jejichž celkový roční objem alespoň v jednom z pěti sledovaných let přesáhl částku 2 mil. korun. Pokud ano, je údajem vyplňovaným v dotazníku podnikatele; do položky „objem obchodů“ uvede výši všech obchodů s tímto partnerem za celé období 5 let.

Příklady:

  1. r. 2012 – 500 tis., r.2013 – 2 mil., r. 2014 – 200 tis., r. 2015 – 300 tis., r. 2016 – 1 mil. = nehlásí, protože v žádném z posledních pěti let nepřesáhl celkový roční objem výši 2 mil. Kč;
  2. r. 2012 – 600 tis., r. 2013 – 2,1 mil., r. 2014 – 300 tis., r. 2015 – 1,7 mil., r. 2016 – 500 tis. = hlásí, protože v roce 2013 přesáhl celkový roční objem výši 2 mil. Kč a v položce objem obchodů uvede částku 5,2 mil., tedy součet všech obchodů za 5 let

4.písemnosti nutné k ověření podmínek podle § 16 zákona:

podnikatel, který je právnickou osobou, přikládá

  • doklady o rozhodnutích jeho orgánů o skutečnostech, které se zapisují do obchodního rejstříku a nejsou v něm dosud zapsány, v originále, úředně ověřené kopii nebo prosté kopii, na které odpovědná osoba svým podpisem potvrdí úplnost uvedených údajů a shodu kopie s originálem,
  • smlouvu o tichém společenství u podnikatele v originále, úředně ověřené kopii nebo prosté kopii, na které odpovědná osoba svým podpisem potvrdí úplnost uvedených údajů a shodu kopie s originálem,
  • doklad o vydání dluhopisů s uvedením důvodu vydání a celkové výše vydaných dluhopisů v originále, úředně ověřené kopii nebo prosté kopii, na které odpovědná osoba svým podpisem potvrdí úplnost uvedených údajů a shodu kopie s originálem,
  • smlouvy o nájmu prostor, budov a pozemků uvedených v § 97 písm. d) zákona v originále, úředně ověřené kopii nebo prosté kopii, na které odpovědná osoba svým podpisem potvrdí úplnost uvedených údajů a shodu kopie s originálem,
  • řádné účetní závěrky za posledních 5 let v originále, úředně ověřené kopii nebo prosté kopii, na které odpovědná osoba svým podpisem potvrdí úplnost uvedených údajů a shodu kopie s originálem,
  • ovládací smlouvu nebo písemnou zprávu o vztazích1), pokud je podnikatel ovládanou osobou, za posledních 5 let v originále, úředně ověřené kopii nebo prosté kopii, na které odpovědná osoba svým podpisem potvrdí úplnost uvedených údajů a shodu kopie s originálem,
  • písemné zprávy auditora o ověření řádných účetních závěrek za posledních 5 let v rozsahu výroku auditora, pokud tak stanoví jiný právní předpis2), v originále, úředně ověřené kopii nebo prosté kopii, na které odpovědná osoba svým podpisem potvrdí úplnost uvedených údajů a shodu kopie s originálem,
  • přehled závazků z podnikatelské činnosti, které jsou po lhůtě splatnosti více než 180 dnů, s uvedením jednotlivých věřitelů a důvodu nezaplacení datovaný a podepsaný odpovědnou osobou ne starší než 60 dnů od data vystavení v originále nebo úředně ověřené kopii,
  • výpis z účtu vlastníka v centrální evidenci investičních nástrojů ne starší 60 dnů od data vystavení v originále nebo úředně ověřené kopii,
  • přehled všech účastí na akciových společnostech a majetkového podílu v procentech datovaný a podepsaný odpovědnou osobou ne starší než 60 dnů od data vystavení v originále nebo úředně ověřené kopii,
  • přehled ostatních investičních cenných papírů3) za předpokladu, že nejsou v centrální evidenci, podílů a vkladů do základního kapitálu veřejné obchodní společnosti, komanditní společnosti a společností s ručením omezeným a členských vkladů v družstvech datovaný a podepsaný odpovědnou osobou ne starší než 60 dnů od data vystavení v originále nebo úředně ověřené kopii,

Podnikající fyzická osoba k žádosti podnikatele přikládá

  • smlouvy o nájmu prostor, budov a pozemků uvedených v § 97 písm. d) zákona v originále, úředně ověřené kopii nebo prosté kopii, na které odpovědná osoba svým podpisem potvrdí úplnost uvedených údajů a shodu kopie s originálem,
  • řádné účetní závěrky, vede-li účetnictví, nebo daňová přiznání, pokud vede daňovou evidenci podle zákona o daních z příjmů, a to za posledních 5 let, v originále, úředně ověřené kopii nebo prosté kopii, na které odpovědná osoba svým podpisem potvrdí úplnost uvedených údajů a shodu kopie s originálem,
  • písemné zprávy auditora o ověření řádných účetních závěrek za posledních 5 let v rozsahu výroku auditora, pokud tak stanoví jiný právní předpis2), v originále, úředně ověřené kopii nebo prosté kopii, na které odpovědná osoba svým podpisem potvrdí úplnost uvedených údajů a shodu kopie s originálem,
  • přehled závazků z podnikatelské činnosti, které jsou po lhůtě splatnosti více než 180 dnů, s uvedením jednotlivých věřitelů a důvodu nezaplacení datovaný a podepsaný odpovědnou osobou ne starší než 60 dnů od data vystavení v originále nebo úředně ověřené kopii,
  • výpis z účtu vlastníka v centrální evidenci investičních nástrojů ne starší než 60 dnů od data vystavení v originále nebo úředně ověřené kopii,
  • přehled všech účastí na akciových společnostech a majetkového podílu v procentech datovaný a podepsaný odpovědnou osobou ne starší než 60 dnů od data vystavení v originále nebo úředně ověřené kopii,
  • přehled ostatních investičních cenných papírů3) za předpokladu, že nejsou v centrální evidenci, podílů a vkladů do základního kapitálu veřejné obchodní společnosti, komanditní společnosti a společností s ručením omezeným a členských vkladů v družstvech datovaný a podepsaný odpovědnou osobou ne starší než 60 dnů od data vystavení v originále nebo úředně ověřené kopii,

5. bezpečnostní dokumentaci podnikatele, která obsahuje systém ochrany utajovaných informací u podnikatele, jeden výtisk musí být uložen u podnikatele, který je povinen ji průběžně aktualizovat; bezpečnostní dokumentace musí obsahovat:

  • výčet utajovaných informací uložených u podnikatele s uvedením jejich původce a stupně utajení a v případě, že utajovaná informace mu byla poskytnuta nebo u něj vznikla na základě zakázky, též s uvedením specifikace této zakázky, a dále specifikaci utajovaných informací, k nimž by měl mít podnikatel přístup, s uvedením jejich původce a stupně utajení a v případě, že utajovaná informace by mu měla být poskytnuta nebo by u něj měla vzniknout na základě zakázky, též s uvedením předpokládané specifikace této zakázky,
  • analýza možného ohrožení utajovaných informací, vhodná a účinná ochranná opatření ke snížení rizik,
  • popis způsobů realizace jednotlivých druhů zajištění ochrany utajovaných informací,
  • seznam funkcí a osob, u kterých se předpokládá přístup k utajovaným informacím, s uvedením jejich rodného čísla a stupně utajení, na který tyto osoby o vydání osvědčení žádají, a u již vydaného osvědčení jeho číslo a datum vydání a stupeň utajení, na který bylo vydáno, u oznámení datum jeho vydání a u dokladu jeho číslo a datum vydání.

Bližší informace k obsahu bezpečnostní dokumentace podnikatele naleznete zde.

Upozornění:

Podnikatel nemůže v rámci jedné žádosti požádat o tzv. kombinaci stupňů, tedy žádat o rozdílný stupeň utajení pro tzv. „seznamování se“ s utajovanou informací (viz § 20 odst. 1 písm. b) zákona) a jiný stupeň utajení pro tzv. „poskytování, vznik a uchovávání“ utajované informace (viz § 20 odst. 1 písm. a) zákona)!

Jednou z podmínek pro vydání osvědčení podnikatele je uhrazení správního poplatku podle zákona č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, ve znění pozdějších předpisů, při podání žádosti o vydání osvědčení podnikatele.

Bez uhrazení poplatku nebude žádost o vydání osvědčení podnikatele Úřadem přijata k provedení bezpečnostního řízení!

Část bezpečnostní dokumentace podnikatele - „seznam funkcí a osob…“ -je přiřazena k dotazníku podnikatele. Při vyplnění tohoto seznamu u dotazníku podnikatele není nutno přikládat seznam k bezpečnostní dokumentaci podnikatele, postačí v bezpečnostní dokumentaci podnikatele uvést pouze odkaz na tento seznam.

Část bezpečnostní dokumentace podnikatele - „popis způsobů realizace jednotlivých druhů zajištění ochrany utajovaných informací“ - je nutné strukturovat podle těchto druhů specifikovaných v § 5 zákona:

  • personální bezpečnost (Hlava II. zákona),
  • administrativní bezpečnost (Hlava IV. zákona),
  • fyzická bezpečnost (Hlava V. zákona),
  • bezpečnost informačních systémů nebo komunikačních systémů (Hlava VI. zákona),
  • kryptografická ochrana (Hlava VIII. zákona).

Při zpracování bezpečnostní dokumentace podnikatele v oblasti použití prostředků zajištění ochrany utajovaných informací je nutné vždy vycházet z prováděcích právních předpisů k zákonu (vyhlášek). Pokud podnikatel zamýšlí nakládat s utajovanými informacemi v informačním a komunikačním systému nebo využívat kryptografické prostředky ochrany, musí v podobě samostatné žádosti požádat Národní úřad pro kybernetickou a informační bezpečnost o certifikaci informačního a komunikačního systému nebo certifikaci kryptografického prostředku (postup doporučujeme předem konzultovat s uvedeným úřadem).

Pokud podnikatel v žádosti o vydání osvědčení podnikatele žádá o formu přístupu k utajované informaci, která spočívá pouze v tzv. „seznamování se“ s utajovanými informacemi, obsahuje bezpečnostní dokumentace podnikatele v části - „popis způsobů realizace jednotlivých druhů zajištění ochrany utajovaných informací“ - jen popis realizace opatření personální bezpečnosti.

Co musí podnikatel v rámci bezpečnostního řízení zajistit ve vztahu k osobám (zaměstnancům) u podnikatele, u kterých se předpokládá přístup k utajovaným informacím

Odpovědná osoba podnikatele, který podal žádost o vydání osvědčení podnikatele, musí zajistit, aby fyzické osoby u podnikatele, u nichž se předpokládá přístup k utajovaným informacím na základě platného osvědčení podnikatele příslušného stupně utajení, podaly u Úřadu žádost o vydání tohoto osvědčení. Podrobné informace k tomuto postupu jsou uvedeny v části Personální bezpečnost.

Náležitosti žádosti o vydání osvědčení podnikatele podle § 96 odst. 4 a 5 zákona

Pokud podnikatel, který má mít přístup k utajovaným informacím po uplynutí platnosti stávajícího osvědčení podnikatele, požádá o vydání nového osvědčení podnikatele před uplynutím doby platnosti dosavadního osvědčení podnikatele ve lhůtě nejméně:

  • 7 měsíců u nové žádosti o vydání osvědčení podnikatele pro stupeň utajení Důvěrné,
  • 9 měsíců u nové žádosti o vydání osvědčení podnikatele pro stupeň utajení Tajné,
  • 11 měsíců u nové žádosti o vydání osvědčení podnikatele pro stupeň utajení Přísně tajné,

předkládá podnikatel tyto materiály:

1.formulář žádost podnikatele (zde), který obsahuje

  • identifikační údaje podnikatele,
  • stupeň utajení a formu přístupu k utajované informaci, pro který žádá o vydání osvědčení,
  • zdůvodnění nutnosti přístupu k utajované informaci podnikatelem (včetně uvedení veřejné zakázky, koncesní smlouvy, smlouvy nebo jiné skutečnosti, zadavatele nebo veřejného zadavatele, okolností odůvodňujících požadovanou formu přístupu),
    • předmět podnikání, v  jehož rámci podnikatel požaduje přístup k utajované informaci,
    • veřejná zakázka, v rámci které je požadován přístup k utajované informaci, její zadavatel a předpokládaná doba trvání zadávacího řízení,
    • koncesní smlouva, v rámci které je požadován přístup k utajované informaci, její veřejný zadavatel a předpokládaná doba trvání koncesního řízení,
    • veřejná zakázka nebo koncesní smlouva před zahájením zadávacího nebo koncesního řízení, o kterou se podnikatel hodlá ucházet a v rámci které se předpokládá přístup k utajované informaci, její zadavatel nebo veřejný zadavatel a předpokládaný termín zahájení zadávacího nebo koncesního řízení,
    • smlouva, případně jiné právní skutečnosti, na základě které je požadován přístup k utajované informaci, předmět této smlouvy a poskytovatel utajované informace,
    • skutečnost, na základě které bude u podnikatele vznikat utajovaná informace,
    • okolnosti, které odůvodňují požadovanou formu přístupu podle § 20 zákona,
  • prohlášení, že údaje uvedené v žádosti a jejích přílohách jsou pravdivé a úplné,
  • datum vyplnění,
  • podpis odpovědné osoby podnikatele,

2.prohlášení podnikatele o zproštění povinnosti mlčenlivosti věcně a místně příslušného správce daně a jiné osoby zúčastněné na správě daní podle § 52 odst. 2 daňového řádu, a to v plném rozsahu údajů za účelem provedení bezpečnostního řízení (zde),

3.vyplněný dotazník podnikatele v listinné i elektronické podobě (soubor výhradně ve formátu .zfo nebo .xml) (zde) s tím, že v dotazníku podnikatele se vyplňují pouze základní identifikační údaje, v rozsahu název nebo obchodní firma a identifikační číslo osoby a údaje, které se změnily v průběhu platnosti osvědčení podnikatele a nebyly oznámeny podle § 6 odst. 2 a 3 vyhlášky o průmyslové bezpečnosti,

4.písemnosti nutné k ověření podmínek podle § 16 zákona, stanoví-li tak vyhláška o průmyslové bezpečnosti – viz výše – bod 4 kapitoly Náležitosti základní žádosti o vydání osvědčení podnikatele podle zákona,

5.bezpečnostní dokumentaci podnikatele v rozsahu změn, které nebyly Úřadu oznámeny podle § 6 vyhlášky o průmyslové bezpečnosti.

Pro příklad uvádíme:

Podnikatel při podání základní žádosti o vydání osvědčení podnikatele podle zákona uvedl v dotazníku podnikatele mimo jiné údaje o jednateli podnikatele - položka a) - a údaje o platných účtech - položka c).

Neuvedl žádné zahraniční obchodní partnery - položka h), protože neuzavřel žádné smlouvy, jejichž celkový finanční objem uskutečněného obchodu by činil více než 2.000.000,- Kč, a neuvedl žádné údaje v položce g) – smlouvy, jejichž předmět plnění obsahuje utajované informace.

Po vydání osvědčení podnikatele u něho došlo ke změnám spočívajícím ve jmenování druhého jednatele, v přistoupení tichého společníka, založení nových účtů, uzavření smlouvy s obchodním partnerem z USA s celkovým objemem uskutečněného obchodu 2.500.000,- Kč a s obchodním partnerem z Egypta, přičemž celkový objem tohoto obchodu činil 1.500.000,- Kč. Podnikatel také zřídil dvě nové zabezpečené oblasti a na základě smluvního vztahu došlo k přijetí utajovaných informací, které jsou uloženy u podnikatele.

Podnikatel má v tomto případě podle § 6 odst. 2 a 3 vyhlášky o průmyslové bezpečnosti povinnost oznámit pouze změny:

  • v položce a) a b) formou vyplnění těchto údajů v dotazníku podnikatele a doložením rozhodnutí orgánu podnikatele o jmenování druhého jednatele (např. rozhodnutí valné hromady) a smlouvou o tichém společenství u podnikatele, a to neprodleně,
  • v bezpečnostní dokumentaci v části „popis způsobů realizace jednotlivých druhů zajištění ochrany utajovaných informací“ formou aktualizovaného popisu druhu fyzická bezpečnost, a to neprodleně,
  • v položce h) formou vyplnění těchto údajů v dotazníku podnikatele (pouze obchodního partnera z USA, protože celkový objem obchodu s ním přesahuje výši 2.000.000,- Kč), a to v rámci ročního oznamování změn, které je povinen učinit ke dni, který se shoduje se dnem vydání osvědčení podnikatele,
  • v položce g) formou vyplnění těchto údajů v dotazníku podnikatele a formou aktualizované části bezpečnostní dokumentace „výčet utajovaných informací uložených u podnikatele…“, a to v rámci ročního oznamování změn, které je povinen učinit ke dni, který se shoduje se dnem vydání osvědčení podnikatele.

Při podání následné žádosti o vydání osvědčení podnikatele podle § 96 odst. 4 a 5 zákona je pak povinen v dotazníku podnikatele uvést údaje způsobem popsaným pro tuto žádost pod bodem 3. včetně údajů o nových účtech vyplněním položky c) dotazníku podnikatele.

Protože od posledního ročního oznamování změn (§ 6 odst. 3 vyhlášky o průmyslové bezpečnosti) došlo i k obměně utajovaných informací uložených u podnikatele, je povinen také vyplnit údaje v položce g) dotazníku podnikatele a předložit aktualizovanou část bezpečnostní dokumentace - „výčet utajovaných informací uložených u podnikatele…“.

Upozornění:

Pokud podnikatel nedodrží výše uvedené minimální lhůty pro podání žádosti o vydání osvědčení podnikatele podle § 96 odst. 4 a 5 zákona, bude jeho povinností podat novou kompletní základní žádost podle zákona - viz výše - Náležitosti základní žádosti o vydání osvědčení podnikatele podle zákona – včetně uhrazení správního poplatku podle zákona č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, ve znění pozdějších předpisů, při podání žádosti o vydání osvědčení podnikatele.

Bez uhrazení správního poplatku nebude žádost o vydání osvědčení podnikatele Úřadem přijata k provedení bezpečnostního řízení!

Za žádost podle § 96 odst. 4 a 5 zákona není považovaná každá následně podaná žádost bez ohledu na skutečnost, jakým způsobem bylo (nebylo) bezpečnostní řízení týkající se předchozí žádosti ukončeno.

Pro příklad uvádíme:

Podal-li podnikatel žádost o vydání osvědčení podnikatele a řízení:

  • bylo zastaveno,
  • bylo ukončeno rozhodnutím o nevydání osvědčení podnikatele nebo
  • stále probíhá,

následně podnikatelem podaná žádost o vydání dalšího osvědčení podnikatele musí být novou kompletní základní žádostí podle zákona - viz výše - Náležitosti základní žádosti o vydání osvědčení podnikatele podle zákona – včetně uhrazení správního poplatku podle zákona č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, ve znění pozdějších předpisů, při podání žádosti o vydání osvědčení podnikatele.

Bez uhrazení správního poplatku nebude žádost o vydání osvědčení podnikatele Úřadem přijata k provedení bezpečnostního řízení!

1§ 66a obchodního zákoníku, § 82 a násl. zákona č. 90/2012, o obchodních společnostech a družstvech.

2Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů.

3Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník.